การเลือกซอฟต์แวร์ “ระบบการบำรุงรักษา “ด้วยวิธีใด
ในปัจจุบันความเจริญก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ ในการบริหารระบบการจัดการทางด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ “ระบบการบำรุงรักษา “ให้มีความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลาและยังสามารถลดต้นทุนทางด้านการผลิตได้ ดังนั้นการเลือกซื้อ ซอฟต์แวร์ มาใช้กับ “ระบบการบำรุงรักษา “ก็เป็นอีกหนึ่งความสำคัญที่คุณไม่ควรมองข้าม เพราะการเลือกซื้อซอฟต์แวร์ มาใช้เป็นเรื่องที่ต้องอาศัยความรอบครอบในการพิจารณาก่อนการตัดสินใจ โดยคุณควรที่จะมีแนวทางในการประเมินนี้ ต้องมีหน้าที่หลักในการจัดการทางด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ “ระบบการบำรุงรักษา “ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เราจะมีแนวทางในการประเมินระบบดังกล่าว อย่างไร ในที่นี้ขอหยิบยกแนวทางตัวอย่างในการประเมินซอฟต์แวร์จากบทความเรื่อง” Evolution Maintenance Information Management Systems “ของ Nicholas Philippi มาให้เข้าใจไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร ถ้าคุณจะต้องใช้เวลานานถึง 6 เดือน หรือ 1 ปี ในการประเมินและเลือกสรรเอาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างฯนั้น มาใช้ในการจัดการทางด้านข้อมูลให้กับระบบการบำรุงรักษา จะด้วยเรื่องของรายละอียดทางด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษา หรือด้วยเรื่องของรายละเอียดด้านซอฟต์แวร์ของคอมพิวเตอร์ ที่คุณเห็นถึงความสำคัญและจะทำการเลือกใช้ คุณอาจประสบปัญหาในการเปรียบเทียบและเลือกซอฟต์แวร์จากทางหลาย ฯ ค่าย ดังนั้นการตักสินใจซื้อซอฟต์แวร์มาใช้จากค่ายใดก็ตาม ควรพิจารณาเลือกรายละเอียดดังนี้
กำหนดสิ่งที่ต้องการก่อนเกิดความผิดพลาด
สำหรับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องและผู้ที่มี่ความรับผิดชอบในเรื่องดังกล่างนี้ จำเป็นที่จะต้องมีสิ่งต่าง ฯ ดังนี้
1. ความเข้าใจ 2 คำถามหลัก ที่จะเปิดประตูสู่ความเข้าใจอย่างแท้จริง คือ
- การจัดการทางด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ “ระบบการบำรุงรักษา “คืออะไร
- ทำไมคุณถึงมีความจำเป็นที่ต้องใช้ระบบการจัดการทางด้านอิเล็กทรอนิกส์นี้
2. การสนับสนุน ทางด้านภารกิจเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ว่าด้วยเรื่องของ “การบำรุงรักษา “ ภายในองค์กร
3. ช่วยผลักดันให้เกิดความต้องการที่จะปรับปรุงและเปลี่ยนแปลง จากระบบเดิม (Manual ) ไปสู่การใช้งานทางด้านซอฟต์แวร์
4. ความเข้าใจในระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ คุณควรที่จะต้องเข้าใจถึง งานทางด้านการบริหารและการจัดการใน ระบบการบำรุงรักษาทางด้านอิเล็กทรอนิกส์ ที่ซึ่งจะส่งผลโดยรวมต่อองค์กรทั้งหมด
ดังนั้น หากปราศจากอุปกรณ์ที่สามารถจะทำให้คุณเกิดความไว้วางใจในราคาที่เหมาะสมได้ และกับการขาดเครื่องมือในการหาข้อมูลให้กับระบบการจัดการขึ้นแล้วนั้น องค์กรของคุณก็ยากที่จะเอาชนะการแข่งขันกับองค์กรภายนอกที่กำลังมีความเข้มข้นกันอยู่ในขณะนี้
ตั้งทีมเพื่อประเมินผลของซอฟต์แวร์
การวิเคราะห์ให้ถึงเป้าหมายการจัดการในระบบการบำรุงรักษาทางด้านอิเล็กทรอนิกส์นั้น ทำการทดลองงานในระยะเวลา 2-6 เดือน ทั้งนี้ จะขึ้นอยู่กับประสบการณ์และความชำนาญขององค์กร ระบบที่กำลังเกิดขึ้นมาใหม่จะต้องทำการประมวลผลที่เป็นข้อมูล ซึ่งถือได้ว่าต้องทำการประเมินผลเป็นสิ่งแรก แต่ในทุกวันนี้ ผู้ดูแลทางด้านข้อมูล ได้ถูกจัดให้เป็นส่วนหนึ่งของทีมงานในการประเมินผลเข้าไว้ด้วย แน่นอนที่ว่าในท้ายสุดของระบบ จะถูกจัดวางภายใต้รายละเอียดและกระบวนการ หากความสามารถภายในองค์กรมีประสบการณ์น้อยหรือผู้ดูแลรับผิดชอบในประมวลผลงานการบำรุงรักษาขึ้นมา ภายในทีมงานเองก็ควรที่จะดูแลทางด้านความต้องการในเรื่องของระบบทางธุรกิจ เป็นส่วนช่วยสนับสนุนให้ไปถึงยังเป้าหมายมิใช่เป็นแค่ของการประมวลจากการทำโปรโมทของผู้ขายซอฟต์แวร์เทำนั้น
สำหรับทีมงานการประเมินผลควรที่จะต้องมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. มีความกล้าตัดสินใจในสิ่งที่ควรตัดสินใจ สร้างความเหมาะสมให้สอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจ
2. ที่มีความสามารถในการเรียก Proposal จากผู้ขายซอฟแวร์ และที่มีความต้องการในการจะเรียก Proposal ในยามที่มีการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม
3. ที่มีความสามารถทางด้านการพิจารณา ในระหว่างการดำเนินงานสาธิตซอฟต์แวร์จากผู้ขาย
4. มีความสามารถในการประมลผลลัพธ์
5. กล้าตัดสินใจในขั้นสุดท้าย
พิจารณาความต้องการในกระบวนการทางธุรกิจ
พื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์ในขั้นตอนนี้ คือการพิจารณาความสัมพันธ์ในแต่ละกระบวนการ ซึ่งเกิดขึ้นภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกัน และสามารถแสดงให้เห็นถึงผลของระบบการบำรุงรักษานั้นมีความสมเหตุสมผลกันอย่างจริงจัง ในการเลือกสรรให้ได้ ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดและคุณควรที่จะต้องหลุดพ้นจากรูปแบบการดำเนินงานเก่า ฯ เสีย ในการพัฒนาจะเป็นการดี ถ้าคุณจัดวางโครงสร้างของการจัดการข้อมูลให้เป็นไปในทิศทางเดียวกับความต้องการภายในองค์กร และในหลาย ฯ กระบวนการทางธุรกิจว่าด้วยเรื่องที่เกี่ยวข้องกับระบบการบำรุงรักษา จะต้องอาศัยความสัมพันธ์จากระบบภายในองค์กรของคุณทั้งหมด ดังตัวอย่างต่อไปนี้
ดังนั้นความต้องการในทางธุรกิจจะต้องชี้ให้เห็นได้ถึงขอบเขตในแต่ละระบบ ว่ามีความสัมพันธ์และผสมผสานกันระหว่างหน้าที่กับการดำเนินงาน รวมถึงความต้องการทางด้านเทคโนโลยีร่วมกับการร่างโครงสร้าง และส่วนประกอบของระบบการบำรุงรักษา ขององค์กรทั้งนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการ ที่สามารถทำให้เกิดผลดีโดยภาพรวม หลังจากที่ได้ทำการบริหารข้อมูลด้วยการประมวลออกมาผลแล้ว
หาแหล่งผู้ผลิตและผู้ขายซอฟต์แวร์
เมือทีมงานกำลังทำการประเมินของระบบการบำรุงรักษา พร้อมกันนั้นก็ควรหาซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ รวมทั้งกลุ่มผู้ขายที่สามารถตอบสนองความต้องการว่าจะมีรายใด ที่มีความสามารถทางด้านเทคโนโลยีและการพัฒนา เพือให้ได้ซอฟต์แวร์ที่มีความเหมาะสมกับการดำเนินงานภายในองค์กรของคุณได้จริง และทำความรู้จักกับแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือได้ เช่น
1. การพบเจอในวงการธุรกิจ
2. การโฆษณาหรือการออกประกาศอย่างมืออาชีพ
3. จากนิตยสารเฉพาะกลุ่ม ที่รวบรวมรายชื่อของผู้ผลิต หรือผู้จัดจำหน่ายทางด้านซอฟต์แวร์โดยตรง
4. จากประสบการณ์ของที่ปรึกษาทางด้านระบบการบำรุงรักษา เป็นต้น
ในขั้นตอนนี้ควรที่จะต้องมีรายชื่อผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่าย ประมาณ 10-20 ราย เป็นอย่างต่ำ เพื่อประกอบการตัดสิน่ใจสั่งซื้อที่ไม่ผิดพลาดจัดหาข้อมูลเกี่ยวข้องกับความต้องการ
การบอกถึงความต้องการรายละเอียดเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้ขายมีความเข้าใจในความต้องการของคุณ อีกทั้งช่วยให้ผู้ขายได้จัดหาสินค้าที่มีความเหมาะสมกับความต้องการของคุณ ด้วยข้อมูลที่มีรายละเอียดสมบูรณ์และมีความกะทัดรัดที่สุด จะช่วยเหลือคุณได้ในืางการลดความเสี่ยงในเรื่องของค่าใช้จ่ายทีเกอนความจำเป็น หรือเรื่องความล่าช้าในการสั่งซื้อก็จะลดน้อยลง การทำความเข้าใจกับผู้ขาย โดยให้ผู้ขายยอมรับในเรื่องของข้อเรียกร้องจากทางฝ่ายคุณ ที่ระบุถึงความต้องการในสิ่งต่างฯ อย่างละเอียด และผู้ขายก็ต้องทำการตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้แล้วหรือแม้กระทั่งในเรื่องของการเสียภาษีจัดให้มีการสาธิตการใช้โปรแกรม
หลังจากขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อเรียกร้องที่ได้รับการตอบสนองจากผู้ขายแล้ง ก็ควรเลือกผู้ขาย 2-3 ราย แล้วพบผู้ขายเหล่านั้นเพื่อทำการตรวจสอบข้อกำหนดว่าสามารถทำให้บรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ในสิ่งที่คุณได้ตั้งใจเอาไว้ในก่อนหน้านี้ด้วยเหตุผล คือ
1. สร้างความกระจ่างในแต่ละประเด็น และการสร้างความเข้าใจในการตอบรับจากผู้ขาย ที่มีต่อข้อเสนอในสิ่งที่คุณกำลังมีความต้องการ
2. ประเมินความสามารถผู้ขาย
3. ประเมินประสิทธิภาพของผู้ขายด้วยการดูจากโครงสร้างตัวอย่างที่ทางผู้ขายได้สาธิตให้เห็นถึงกระบวนการทางธุรกิจ (จากตัวสินค้า )
4. พบปะผู้ขาย เพื่อทดสอบความสามารถในแต่ละจุด ที่คุณมีความต้องการในตัวสินค้า
ตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์
คำกล่าวที่มักจะได้ยินกันบ่อยในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายก็คือ “หนึ่งเดียวเหมาะสมทุกอย่าง” (One Size Fits All ) หรือ การไม่มีกฎตายตัวในการตัดสินใจนั้น น่าจะเป็นแนวทางที่ดีที่สุดเพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ในความเป็นจริงคุณควรมาทำความเข้าใจเสียใหม่ว่า ความต้องการในแต่ละส่วนขององค์กรของคุณ ควรได้รับการตอบสนองอย่างเฉพาะเจาะจงในทุกฯ ส่วน มิใช่ว่าสินค้าตัวเดียวจะตอบสนองได้หมดทุกอย่าง และเช่นเดียวกันสินค้าที่จะมาเป็นตัวเลือกสำหรับคุณนั้น ก็มีความแตกต่างกันออกไปในแต่ละบริษัทผู้ขาย ทั้งนี้ก็เนื่องมาจาก
- วิสัยทัศน์ขององค์กรนั้น ฯ
- ความสามารถและความพร้อมขององค์กร (ในเรื่องของซอฟต์แวร์ )
- ระดับการยอมรับของผู้ใช้ในขั้นสุดท้าย
ดังนั้นในระหว่างการตัดสินใจเลือกในขั้นตอนนี้ คุณควรที่จะคำนึงถึงรายละเอียดที่สำคัญ ดังนี้
1. ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ โดยพิจารณาจาก การตอบสนองต่อความต้องการและกระบวนการทางธุรกิจของคุณ หรือ ไม่
2. ลักษณะทางด้านเทคนิคของซอฟต์แวร์ โดยพิจารณาจากซอฟต์แวร์นั้น ฯ มีความสอดคล้องต่อความต้องการทางด้านทางเทคนิคของคุณหรือไม่
3. ลักษณะองค์กรของผู้ขาย โดยพิจารณาจาก
- การตั้งราคาและค่าใช้จ่ายต่าง ฯ ที่จะเกิดขึ้นในระหว่างการติดตั้งนั้นเป็นราคาที่คุณยอมรับโดยทั่วกัน ได้หรือไม่
- องค์กรของคุณจะทำงาน ร่วมกับบริษัทผู้ขายรายนี้ ได้หรือไม่
รายละเอียดเหล่านี้คงพอที่จะเป็นกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนมากขึ้นและถือได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญเพื่อการคัดเลือกซอฟต์แวร์บริษัทผู้ขายที่เหมาะสม กับระบบการบำรุงรักษาในธุรกิจของคุณ และจะต้องได้ผลมาจากการประเมิน การเรียกร้องและระบบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
สรุปการเลือกซอฟต์แวร์ “ระบบการบำรุงรักษา “
1. กำหนดสิ่งที่ต้องการ ก่อนเกิดความผิดพลาดจากการตัดสินใจในภายหลัง
2. จัดทีมงานเพื่อการประเมินผลของซอฟต์แวร์
3. การพิจารณาความต้องการในการะบวนการทางธุรกิจ
4. หาแหล่งรายชื่อผู้ผลิตและผู้ขายซอฟต์แวร์
5. จัดหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของคุณมารวบรวมไว้
6. คุณควรจัดให้มีการสาธิตโปรแกรมจากผู้ขาย
7. การตักสินใจเลือกซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพ
จากคำแนะนำข้างต้น ก็จะสามารถทำให้คุณได้มีแนวทางในการดำเนินงานการเลือกซื้อซอฟต์แวร์ มาใช้กับระบบการบำรุงรักษาภายในองค์กรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยคุณจะได้ไม่ต้องมานั่งเสียใจในภายหลังกับคำว่า “ตัดสินใจผิด “ด้วยเรื่องของค่าใช้จ่ายที่คุณอาจจะต้องเสียไปเป็นตัวเลขถึง 6 หรือ 7 หลัก และยิ่งควรที่จะต้องคำนึงถึงงานการบริการหลังการขาย ที่จำได้รับจากบริษัทผู้ขายด้วย เพื่อเป็นการเพิ่มความรอบคอบ ก่อนการตัดสินใจ
เขียนโดย วีรชัย กาญจนฐิติวรณ์
